Beim Filmen eines Events kann es schon mal sehr hektisch zugehen. Dabei gibt es für bestimmte Aufnahmen keine zweite Chance. Deswegen ist bei der  Eventfilm-Planung eine sorgfältige Vorbereitung besonders wichtig. Da die Eventfilm-Planung ein enges Zusammenspiel zwischen dem Veranstalter und dem Filmteam sein sollte, richtet sich dieser Ratgeber an beide Seiten.

Um die detaillierte Drehplanung kümmert sich zwar in der Regel das Kamerateam. Für den Veranstalter ist es jedoch hilfreich, zu wissen, welche Infos er zu den Räumlichkeiten und zum Ablauf der Veranstaltung übermitteln muss.  Es muss sichergestellt sein, dass das Kamerateam über die Gegebenbheiten vor Ort gut im Bilde ist. Dieser Artikel enthält die wichtigsten Punkte, die man für einen gelungenen Eventfilm vor dem Dreh bedenken sollte. Mit der Beachtung dieser Punkte wird so wenig wie möglich dem Zufall zu überlassen. Dies ist die beste Vorraussetzung für einen rundum gelungenen Drehtag.

Früh planen, aber dennoch flexibel bleiben

Dies bedeutet aber nicht, dass sich ein Filmteam einen Eventfilm durchgängig streng nach einem vorher festgelegten Plan durchführen sollte. Ein Abweichen von der ursprünglichen Eventfilm-Planung ist oft notwendig. Eben natürlich dann, wenn sich spontan am Ablauf des Events etwas ändert. Aber auch dann, wenn sich während des Events weitere kreative Einfälle ergeben, die besser erscheinen als die geplanten. Manchmal ergeben sich auch gerade aus der Spontaneität heraus die besten Aufnahmen. Dennoch sollte man nie auf einen Plan verzichten. Im Zweifelsfall kann man sich daran immer orientieren. Ein vorher festgelegter Plan, der Stück für Stück abgehakt wird, sorgt dafür, dass keine wichtige Aufnahme und kein wichtiges Motiv in Vergessenheit gerät. Außerdem hilft er, die gegebeben Zeitfenster für bestimmte Aufnahmen immer im Hinterkopf zu behalten.

Die hier genannten Punkte der Eventfilm-Planung sollten so früh wie möglich abgehandelt werden. D.h. sobald die Umsetzungsphase läuft, kann auch das Filmteam seine Planungen konkretisieren. Im unmittelbaren Vorfeld der Veranstaltung kann es immer mal wieder zu Veränderungen im Ablaufplan kommen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass man erst mit der Filmplanung anfangen sollte, wenn der Eventplan final feststeht. Im Gegenteil: Der Eventveranstalter wird direkt vor dem Termin besonders beschäftigt sein. Somit wird er froh sein, wenn zumindest das Grundgerüst der Filmplanung feststeht und ggf. nur noch angepasst werden muss.

Eventfilm-Planung: Im Vorfeld des Drehs

Den Stil des Videos mit dem Auftraggeber festlegen

Um den gewünschten Stil des Eventfilms festzulegen, empfiehlt es sich Beispielfilme auszutauschen, die als Referenz dienen. D.h. wenn der Auftraggeber ein Videos gesehen hat, das als Vorlage dienen soll, schickt er es dem Filmteam zu. Oder das Filmteam schickt dem Auftraggeber 2-3 Eventfilme mit etwas unterschiedlichen Macharten zu. Dann kann sich der Auftraggeber die Stücke aussuchen, die ihm am besten gefallen und als Vorbild dienen sollen.

So kann man schon im Vorhinein eine stylistische Richtung vorgeben. (Z.B. wie schnell die Schnitte sein sollen, wie man sich die Farbgebung oder auch schon konkrete Perspektiven vorstellt). Zudem kann es helfen, vor dem Dreh schon die Hintergrundmusik zu bestimmen, um damit die Grundstimmung vorzugeben. Einen ausführlicheren Artikel zu den wichtigsten Punkten im Erstgespräch zwischen Auftraggeber und Filmteam findet ihr hier.

Ist die Erstellung eines Event-Trailers gewünscht?

Besonders bei der Durchführung eines Events, für das der Ticket-Vorverkauf noch läuft, empfielt sich die Veröffentlichung eines Event-Trailers im Vorfeld. Dieser wird dann über die Homepage und die Social-Media Kanäle des Events und/oder des Veranstaltungsorts geteilt. Ein Event-Trailer kurbelt die Vorfreude an und zeigt interessierten Personen in Kürze, was Sie sich von einem Besuch versprechen können. Ein Event-Trailer beinhaltet meist Ausschnitte vorangegangener oder ähnlicher Events. Falls beim Auftraggeber entsprechendes Videomaterial vorhanden ist, sollte also die Möglichkeit einer Trailer-Erstellung durchdacht werden. Der weitere Text bezieht sich aber auf das Filmen des Events selbst.

Wer genau soll im Video repräsentiert und dargestellt werden?

Üblicherweise hat man für einen Eventfilm einen Auftraggeber, der mit dem Video in Szene gesetzt wird bzw. dessen Vorstellungen verwirklicht werden. In manchen Fällen ist der Auftraggeber jedoch kein einzelnes Unternehmen. Es kann sich auch um den Veranstalter eines Events oder einer Messe handeln, auf dem mehrere Firmen präsent sind. Hierbei muss man als Filmemacher zwangsweise eine Wahl treffen, wie viel Raum man einem bestimmten Teilnehmer des Events gibt, sich zu präsentieren. In diesem Fall sollte man sich stets mit dem Auftraggeber absprechen: Gibt es einen Sponsor des Events, der etwas häufiger gezeigt werden sollte? Oder gibt es möglicherweise Firmen, auf die der Auftraggeber nicht gut zu sprechen ist? (Für die er nicht unfreiwillig werben möchte?) Um das Video im Sinne des Auftraggebers zu gestalten, hilft es zu wissen, wie seine Beziehung zu den verschiedenen Teilnehmern ist und welche davon er gerne in seinem Film haben möchte.

Gibt es noch weitere Kamerateams oder Fotografen?

Bei größeren Events kann es vorkommen, dass der Auftraggeber noch weitere Kamerateams oder Fotografen gebucht hat. In diesem Fall sollten sich die Teams untereinander unbedingt im Vorfeld austauschen und die jeweilge Eventfilm-Planung koordinieren. D.h. es sollte besprochen werden, wer zu welcher Zeit im welchem Bereich filmt bzw. fotografiert. So kommt man sich nicht gegenseitig in die Quere oder läuft sich ins Bild. Auch Teams von unterschiedlichen Filmunternehmen sollten natürlich an einem Strang ziehen, und versuchen sich so gut wie möglich im Sinne des Auftraggebers zu ergänzen.

Die Eventlocation besichtigen, wichtige Fragen klären

Viele Events haben vor dem eigentlichen Termin irgendeine Art von Probe. Alternativ kann es auch eine Veranstaltung mit ähnlichen Rahmenbedingungen sein.  Diese eignet sich hervorragend, um sich mit der Location vertraut zu machen, wenn diese in Betrieb ist. Falls dies nicht der Fall ist, sollte das Kamerateam dennoch unbedingt vorab einen Blick auf die Räumlichkeiten werfen. Für einen erfolgreichen Eventfilm ist es entscheidend, den Drehort so gut wie möglich kennenzulernen. Dabei sollte man sich nach Möglichkeit auch schon mit den beim Event anwesenden Personen vertraut machen.

Alle wichtigen Fragen zur Location vorab besprechen

Der Kameramann und der Veranstalter (oder alternativ der Location-Manager oder der Hausmeister des Veranstaltungsortes) sollten vorab folgende Fragen zur Location besprechen:

• Gibt es einen Rückzugsort, an dem man sein Equipment sicher lagern kann und im besten Fall auch einen Stromanschluss hat?
• An welcher Stelle der Event-Location findet das Hauptgeschehen statt: auf einer Bühne, mitten im Raum oder an anderer Stelle?
• Welches sind die besten möglichen Kamerapositionen um das Geschehen einzufangen? Gibt es sichere Standorte für ein Stativ, die sicherstellen, dass niemand dagegenstößt oder aus Versehen in das Bild läuft?
• Welches Soundsystem wird genutzt? Gibt es die Möglichkeit ein Aufnahmegerät an das bestehende Soundsystem anzuschließen?
• Wie ist die Belichtung im Raum, insbesondere an den Hauptschauplätzen des Events? Bleibt die Belichtung konstant oder kann sich diese schnell ändern? Dabei ist kann es auch hilfreich sein, die Location zu einer ähnlichen Tageszeit zu besichtigen, zu der das Event stattfindet. Besonders, wenn es sich um eine Location handelt, die hauptsächlich vom Tageslicht beleuchtet wird.
• Gibt es besondere Regeln oder Eigenheiten in der Location, die man kennen sollte?

Wenn es möglich ist, kann es sehr hilfreich sein, einige Testaufnahmen in der Location zu machen. So kann man das Material später in Ruhe bewerten und eventuelle Schwächen beim Dreh korrigieren. Einige weitere Fragen werden sich erst bei der Besichtigung ergeben. Hier ist es wichtig, direkten Kontakt zu einem Ansprechpartner der Location zu haben, der all diese zu beantworten weiß.

Eine Shotlist erstellen

Auch wenn man nur einige spezielle Auftritte oder Showacts auf der Agenda hat, empfiehlt es sich, Impressionen des Events als Ganzes einzufangen. Hier bieten sich z.B. Aufnahmen der Location-Einrichtung und Dekoration, des Publikums, des Backstage-Geschehens und sonstige interessante Eigenheiten der Veranstaltung an. Diese machen das Video abwechslungsreicher, aussagekräftiger und unterhaltsamer.

Es empfiehlt sich, stets vor dem Event eine Shotlist bzw. eine Storyline zu erstellen. So überlegt man sich rechtzeitig, welche Blickwinkel und welche Details man einfangen will, was den Dreh erheblich erleichtert. Eine Shotlist ist einer der wichtigsten Teile der Eventfilm-Planung. Sie schafft Orientierung und man kann überprüfen, welche Aufnahmen man schon eingefangen hat und welche nicht.

Kreativ sein, und Klischees vermeiden

Auf einem Business-Event ist es das naheliegendste, Teilnehmer zu filmen, die mit einem Sektglas in der Hand an einem Stehtisch stehen und sich unterhalten. Dagegen spricht auch grundsätzlich nichts. Solche Szenen kann man durchaus einbauen. Nur sollte der Film niemals nur aus diesen erwartbaren und daher schnell langweiligen Szenen bestehen. Schon beim Erstellen der Shotlist kann man seiner Kreativität freien Lauf lassen und sich Aufnahmen überlegen, die überraschen.

Das benötigte Equiment auflisten, labeln und auf Vollständigkeit checken

Besonders bei größeren Veranstaltungen ist es sehr wahrscheinlich, dass man nicht die einzige Person vor Ort ist, die Kamera- und Tonequipment bei sich hat. Um nach der Veranstaltung klar zu erkennen, welches Equipment einem gehört, empfehlen sich Klebe-Labels mit den eigenen Initialen oder dem Firmenlogo. Am besten lässt sich Verwirrung vermeiden, wenn man sein eigenes Equipment an einem klar abgegrenzten Ort lagert. Das Equipment sollte dagegen nach Möglichkeit nicht zusammen mit fremdem Equipment in einem Raum lagern. Eine Checkliste des benötigten Equipments stellt vor dem Dreh sicher, dass man alles einpackt. Nach dem Dreh hiflt sie, dass man nichts vor Ort vergisst. Auf dieser Liste sollten neben dem hauptsächlichen Equipment unbedingt auch die kleineren (aber nicht weniger wichtigen) Teile wie Ersatzbatterien, Ersatzakkus, Speicherkarten, Kabel, Adapter und Halterungen aufgelistet sein.

Der Drehtag selbst

Erscheint man als Kamerateam so früh wie möglich, hat man genügend Zeit um sein Equipment in Ruhe auszupacken, aufzubauen und mit den Veranstaltern zu sprechen. Zudem ist es sinnvoll, einige Einführungsszenen (Establishing Shots) vor der Veranstaltung aufzunehmen. Es ist meist der Fall, dass die Tageslicht-Situation nach dem Event nicht mehr für eine Einführung taugt oder der Eventlocation deutlich anzusehen ist, dass schon alles vorbei ist (ausgeschaltete Lichter, herumliegende Abfälle etc.). Je früher man die Einführungsszenen eingefangen und gesichert hat, desto besser.

Findet die Veranstaltung am Abend bzw. nach Sonnenuntergang statt, ist jedoch selbstverständlich sinnvoll, die Einführungsszenen auch erst abends aufzunehmen. Der Zeitraum des Eintreffens der Gäste eignet sich stets gut, um diese aufzunehmen. Solche Szenen steigern die Vorfreude, besonders, wenn diese sich schon in den Gesichtern der Besucher widerspiegelt. Neben dem einführenden Establishing Shot sollte man in der Eventfilm-Planung schon darüber nachdenken, welche Szene im Schnitt als Abschlussszene verwendet wird, und gezielt gute Motive dafür suchen. Dies muss nicht zwangsläufig eine Szene am Ende des Events sein, sie sollte aber ein Ende versinnbildlichen. Eine starke Eingangs- und Abschlussszene sind besonders wichtig für einen überzeugenden Gesamteindruck des Eventfilms.

Welche Punkte zu beachten sind, wenn die Veranstaltung und der Dreh dann richtig beginnen, könnt ihr in diesem Artikel nachlesen.